Grundprinzipien der Prozessgestaltung
Die folgenden Grundprinzipien für ein erfolgreiches, prozessorientiertes Arbeiten gelten sowohl für die Prozessleitung (Vorbildwirkung) als auch im besonderen Maße für das Arbeiten in der Projekt- bzw. Stakeholdergruppe. Es empfiehlt sich, vor dem gemeinsamen Arbeiten, diese Grundsätze zu besprechen, gegebenenfalls zu ergänzen und zu beschließen (Zustimmung der Gruppe).
Freiwilligkeit
Die Beteiligung in der Stakeholdergruppe ist freiwillig und kann jederzeit abgelehnt bzw. zurückgelegt werden.
Offenheit, Transparenz
Ein erfolgreiches Arbeiten und gute Ergebnisse in der Gruppe sind nur dann zu erzielen, wenn sich alle gleichwertig und gleichrangig einbringen können. Jeder Input ist wichtig und jede Frage ist erlaubt. Daher werden auch wichtige Gesprächsinhalte in den Kommentarfeldern (siehe Tool) aufgezeichnet und jede Gruppenentscheidung durch Ausgabe der Ergebnisse transparent gemacht. Das Webtool N:CHECKplanung dient dazu, Zwischen und Endergebnisse unmittelbar anzuzeigen und auszugeben.
Vertrauen und Verschwiegenheit
Alles was in der Gruppe besprochen wird bleibt in der Gruppe – ausgenommen die Gruppe beschließt ein Ergebnis, dass nach außen kommuniziert werden soll. Dies ist ein wichtiger Grundsatz, um das Vertrauen in die Gruppe zu stärken, den Raum für Offenheit zu schaffen und kreative Diskussionsprozesse zu ermöglichen. Protokolle sind, wie auch sonst üblich, erst nach Zustimmung aller zur Weitergabe zugelassen.
Sparsamkeit und Effektivität
Prozessschritte und Abläufe sind so zu dimensionieren, zu gestalten und anzupassen, dass für alle Beteiligte ein möglichst geringer Zeit- und Budgetaufwand entsteht. Darunter darf aber das Ergebnis nicht leiden. Das Prozessmanagement hat auf Pünktlichkeit, gute Lenkung der Kommunikation und gute Vor- und Nacharbeit zu sorgen.
Ziel-, ergebnis- und kundinnenorientiert
Die gemeinsame Gruppenarbeit dient dazu, eine schnelle, profunde, ausgewogene, dem tatsächlichen Bedarf entsprechende und sichere Planungsgrundlage für die Ausschreibung zu erstellen. Beschaffte Leistungen und Produkte sollen den BetreiberInnen und NutzerInnen optimal dienen. Die Prozessleitung hat in diesem Sinne auf die gute Prozessgestaltung zu achten.
Auf ständige Verbesserung angelegt
Erfahrungen, Wissen und Technologien und damit verbunden Entscheidungs- und Planungsvoraussetzungen können sich verändern. Ein guter Prozess berücksichtigt das durch Lernschleifen. Monitoring und Evaluation sind dabei hilfreiche Instrumente.
Ausgewogenheit der Gruppenzusammensetzung
Das Wissen der Gruppe ist größer als das Wissen der einzelnen TeilnehmerInnen. Optimal sind Gruppenabstimmungen dann, wenn ihre Zusammensetzung den wesentlichen Anspruchsgruppen entspricht und möglichst vielfältig ist. Die Zusammensetzung der Gruppe basiert auf einem Vorschlag der Projekt- und Prozessleitung. Zu den wichtigen unmittelbar und mittelbar betroffenen Anspruchsgruppen zählen zB. die Betreiber- und NutzerInnen, die Praktiker- , EnscheidungsträgerInnen und AuftragsgeberInnen, die Vertretungen und die „Nachbarn“.
Störungen haben Vorrang
Treten Spannungen, Unvereinbarkeiten bzw. Konflikte auf, ist ihnen durch die Prozessleitung der Vorrang zu geben, bis eine Klärung herbeigeführt wurde. In jedem Konflikt stecken Potentiale und Ansätze, die es für das Ergebnis zu gewinnen gilt. Hingegen können nicht beachtete Spannungen den Gesamtprozess wesentlich stören, verzögern oder sogar zum Abbruch bringen.
