Das Instrument steht allen Abteilungen des Landes wie auch allen Gemeinden und Dienstkörperschaften öffentlichen Rechtes kostenfrei zur Verfügung. Die Verantwortung für den finalen Ausschreibungstext liegt zur Gänze bei der ausschreibenden Stelle. Als offenes ExpertInneninstrument basiert es auf Vertraulichkeit und Selbstverantwortung. Auch wenn die Textbausteine der ExpertInnen rechtlich überprüft bzw. aus bestehenden, im Einsatz befindlichen Kriteriensammlungen öffentlicher Gebietskörperschaften und Körperschaften öffentlichen Dienstes stammen, kann für die Verwendung der sich daraus ergebenden Produkte und Anwendungen keine Gewährleistung und Garantie übernommen werden. Das Instrument berücksichtigt den Stand der Technik und des Wissens. Hinsichtlich des Datenschutzes für die nicht freigegebenen Daten (Personen bezogene Daten, nicht freigegebene Textbausteine) erfüllt das Instrument die Auflagen der Sicherheitsanforderungen des Landes. Rechte zur Manipulation der Daten (löschen, bearbeiten) liegen bei dem jeweiligen User - für seine eigenen Daten - bzw. für alle Daten im Instrument bei der Instrumentenadministration (Abt. Umwelt- und Energiewirtschaft und Energie-und Umweltagentur Niederösterreich eNu). Die Administration behält sich das Bearbeiten von Datenbeständen (Löschen alter bzw. von für nicht zweckmäßig bzw. nicht entsprechend eingestuften Daten) und für technische und inhaltliche Ergänzungen und Überarbeitungen vor. Der Instrumenteninhaber haftet nicht für Fehler, Folgen oder Verbindlichkeiten im Ausschreibungsverfahren bzw. für die sich aus dem Verfahren oder der Umsetzung ergeben Folgen.
N.CHECKeinkauf ..ist das kostenfreie Profi-Ausschreibungswerkzeug aus der N.CHECK Familie, den Unterstützungs- und Prüfinstrumenten für mehr Nachhaltigkeit in der öffentlichen Verwaltung. Es bietet Ihnen Informationen und Funktionen für die nachhaltige Gestaltung Ihrer Ausschreibungen. Das Instrument führt in 3 Arbeitsschritten zu Ausschreibungstextbausteinen samt Nachweisoptionen, Hintergrundinformationen, Textanpassungsfunktionen und Nachhaltigkeitsanalyse. Dabei werden in jedem Schritt nur jene Informationen und Funktionen zur Verfügung gestellt, die rechtlich und inhaltlich gerade passen. Informationen erhalten Sie interaktiv über ausgewiesene Informationsfelder - „i“-Kästchen, „Glühbirnen“, Infopopups (Funktionsübersicht der aktuellen Seite) - wie auch über „Cursor over“ Funktionen. In N.CHECKeinkauf wurden sämtliche, aktuell gängigen Nachhaltigkeitskriterien und Kriteriensätze öffentlicher Verwaltungen in Österreich eingearbeitet und entsprechend den CPV-Nummern zugeordnet (zB. NABE Kriterien des Bundes, Ökokauf Wien, Baubook,…). N.CHECKeinkauf ist ein lernendes Instrument, das mit jedem Projekt wächst, verfeinert wird und immer bessere und umfangreichere Informationen und Angebote bereithält. ACHTUNG: Ausführliche Information zum Ablauf und Verwendung von NCHECKeinkauf finden Sie im Handbuch (unter Downloads).
Ausschreibung anlegen (Schritt 1) Im ersten Prozessschritt des Tools wird der Ausschreibungsgegenstand angelegt, indem Sie die wichtigsten Daten wie zB. den Namen, die grobe Einstufung nach Kosten und die Verfahrensart eintragen und den Auftragsgegenstand festlegen. Mit „*“ gekennzeichnete Eingabefelder sind Pflichtfelder! Das Angeben der groben/geschätzten Kosten ist für die Nachhaltigkeitsprüfung bzw. für ein allfälliges Monitoring hinsichtlich der NABE Kriterien (Nationaler Aktionsplan nachhaltige Beschaffung, BMLFUW) erforderlich. Die Wahl der richtigen Verfahrensart ist aus rechtlicher Hinsicht essentiell. Hilfstexte unterstützen Sie bei der Wahl der richtigen „Verfahrensart“. Mit Anklicken Nicht in die Auswertung einbeziehen nehmen Sie diese Ausschreibung aus dem Nachhaltigkeitsranking mit vergleichbaren Ausschreibungen im Land heraus (zB. für Testausschreibungen). Die Auswahl des Ausschreibungsgegenstandes ist essentiell, da damit die spätere Kriterienauswahl verbunden ist. Die Kriterien im Tool sind den Produkten und Produktgruppen im internationalen CVP Baum zugeordnet (Gemeinsamen Vokabulars für öffentliche Aufträge, Common Procurement Vocabulary - CPV). Der CPV Code ist der inhaltliche Rahmen, das Grundgerüst auf dem alle Zuordnungen im Tool passieren. Erst mit der Auswahl der am besten passenden CPV Nummer kann Ihnen das System die am besten passenden Kriterien zur Auswahl ausgeben. Das Tool hilft ihnen dabei. Sie haben hierfür 2 Wege offen – 1. Die Suche über die Einschränkung der CVP Nummer über die Auswahl der naBe Produktgruppen und 2. Die direkte Suche im CPV Baum über bekannte Nummernteile bzw. Schlagworte.
Kriterienauswahl und –bearbeitung (Schritt 2) Je nach Produkt oder Dienstleistung und je nach Verfahrensart erhalten Sie im 2.Prozessschritt vorgefiltert eine Liste von möglichen, sinnvollen Kriterien zur Auswahl und Weiterbearbeitung. Unter „Kriterien auswählen“ wählen Sie ihre Kriterien aus. Unter „Kriterien bearbeiten“ können Sie die ausgewählten Kriterien gebündelt anzeigen lassen und die Kriterienausschreibungstexte im Bedarfsfalle nachbearbeiten (Anklicken des Bleistiftsymbols in der jeweiligen Zeile). Such- und Filterfunktionen helfen Ihnen, geeignete Kriterien zu finden. Mit Auswahl wird die Anzahl der gefundenen Kriterien zur Orientierung angezeigt. Die Ergebnistabellen zeigen die gesuchten bzw. gefilterten Kriterien in den jeweils möglichen Kriterienarten (Mindestanforderungen, Zuschlags-, Auswahl-, Eignungskriterien, Ausführungsbestimmungen – siehe Reiterkasten) samt ihren Eigenschaften. Die Kriterien können durch Anhaken der Auswahlkästchen in der „Wählen“ Spalte ausgewählt werden. Filtern nach Nachhaltigkeit - Die Kriterienliste kann nach den Dimensionen der Nachhaltigkeit – sozial, ökonomisch, ökologisch – gefiltert werden. Hier können zusätzlich noch Kriterien mit ihren Wirkungen in den Dimensionen gefunden oder ausgeschlossen werden „enthält“, „enthält nicht“. Kriterien bearbeiten - Ist Ihnen der ExpertInnentext nicht ausreichend – zB. weil nicht ganz passend oder zu wenig präzise – können Sie Ihn weiter bearbeiten – dieser Text steht Ihnen dann auch in künftigen Ausschreibungen als ‚Eigene Vorlage‘ wieder zur Verfügung. Komplett neue Texte können hier ebenfalls angelegt werden und stehen dann auch als eigene Vorlage für künftige Ausschreibungen zur Verfügung. Anmerkung: Wird die gesamte Ausschreibung als Ausschreibungsvorlage dupliziert (möglich unter MEIN EINKAUF/ Meine Ausschreibungen), werden die gewählten Kriterien mit kopiert – jedoch nicht die von Ihnen veränderten Ausschreibungstexte.
Nachhaltigkeitsanalyse Sind alle gewünschten Kriterien ausgewählt, können diese einer Nachhaltigkeitsanalyse unterzogen werden. Die Nachhaltigkeitsbewertung erreichen Sie im 2.Schritt mit Klick auf die Nachhaltigkeitsleiste oben. Sie veranschaulicht Ihnen die Wirkung Ihrer Ausschreibung – für Entscheidungsfindung und ÖA. Die Nachhaltigkeitsbewertung kann im Schritt 3 als Nachhaltigkeitsbericht in pdf Form exportiert werden. Falls Sie noch nicht mit dem Ergebnis der Nachhaltigkeitsmessung zufrieden sind, können Sie jederzeit mit „Zurück zur Kriterienauswahl“ auf den Schritt 2 „Kriterien wählen“ zurück springen und mit neuen Kriterien das Endresultat verbessern. Die ersten einfachen Grafiken zeigen, wie sich die Nachhaltigkeit der Kriterienauswahl hinsichtlich der Gesamtpunktezahl – als Summe sämtlicher Wirkungen mit Vergleichsmarke der derzeit besten Ausschreibung in dieser Produktgruppe – und der Ausgewogenheit – hinsichtlich der Dimensionen Soziales, Ökonomie, Ökologie, mit einem 30% Varianzbereich – darstellt. Unterhalb der einfachen NH Analyse bietet das Tool den Fortgeschrittenen weiterführende, interessante Darstellungsfunktionen und Informationen. Über Filteroptionen - nach Kriterienarten oder nach Kriterienbezügen - kann die Ausgabe weiter gesteuert werden.
Ist Ihnen der ExpertInnentext nicht ausreichend – zB. weil nicht ganz passend oder zu wenig präzise – können Sie Ihn weiter bearbeiten – dieser Text steht Ihnen dann auch in künftigen Ausschreibungen als ‚Eigene Vorlage‘ wieder zur Verfügung. Klicken Sie dafür auf das Bleistift Symbol rechts unter dem Ausschreibungstext in der gewünschten Kriteriumzeile. ACHTUNG: Kriterien bearbeiten kann nur in der „Kriterien bearbeiten“-Ansicht durchgeführt werden. Es klappt ein Fenster auf in dem Sie drei wesentliche Funktionen vorfinden: 1.Einen vorhandenen ExpertInnen-Text ohne Änderung der Ausschreibung zuweisen – Klick ins Auswahlkästchen ganz links 2.Duplizieren des Ausschreibungstextes – mit nachheriger Bearbeitungsmöglichkeit – für kleinere Textergänzungen – Klick auf das Icon rechts. 3.Neuen Ausschreibungstext ohne Vorlage erstellen – Link unterhalb der Tabelle. Es stehen Ihnen ein oder mehrere ExpertInnen-Text(e) zur Verfügung, wenn sie in anderen Ausschreibungen schon Textvorlagen zu dem jeweiligen Kriterium angelegt haben, stehen auch diese als ‚Eigene Vorlage‘ in der Liste. Nach dem Duplizieren, Überarbeiten und Speichern muss der Text in der Tabelle durch Anhaken des Auswahlkästchens der Ausschreibung zugewiesen werden. Komplett neue Texte können hier ebenfalls angelegt werden und stehen dann auch als eigene Vorlage für künftige Ausschreibungen zur Verfügung. Anmerkung: Wird die gesamte Ausschreibung als Ausschreibungsvorlage dupliziert (möglich unter MEIN EINKAUF/ Meine Ausschreibungen), werden die gewählten Kriterien mit kopiert – jedoch nicht die von Ihnen veränderten Ausschreibungstexte.
Im Schritt 3 können ein Gesamtbericht samt den abgespeicherten Textbausteinen oder auch nur die abgespeicherten Textbausteine als Basis für Ihre Ausschreibung ausgegeben und als WORD-Dokument exportiert werden. Ebenso kann der dazugehörende Nachhaltigkeitsbericht im pdf Format ausgegeben werden. Das „Datum der Bekanntmachung“ ist kein Pflichtfeld, muss aber dann ausgefüllt werden, wenn Sie Ihre Textbausteine bzw. Ihre Dokumente für die Gemeinschaft freischalten wollen. Ein Freischaltern der Ausschreibung erfolgt aus Sicherheitsgründen erst nach Bekanntmachung. „Offiziellen Ausschreibungstext hochladen“ gibt Ihnen die Möglichkeit ihren finalisierten Text als Word hochzuladen. Bei der nächsten Ausschreibung finden Sie dann die Textbausteine sowie den Originaltext der Ausschreibung wieder. „Meine Notizen zur Ausschreibung“ gibt Ihnen die Möglichkeit, für Sie wichtige Inhalte für den weiteren Entscheidungsprozess bzw. für die nächste Ausschreibung festzuhalten.
Bevor Sie das Instrument nutzen können, müssen Sie mit Passwort angemeldet sein. Die Anmeldung ist erforderlich, damit Sie Ihre Daten langfristig und sicher pflegen und verwalten können. Bei der Erstanmeldung wählen Sie „Registrierung“ und tragen Ihre Daten wie Ihren selbst gewählten Benutzernamen, E-Mail Adresse, Ihren Namen, Organisation (mit Auswahlfunktion für Landesdienststellen und Gemeinden) und auch Ihr selbst gewähltes Passwort ein. Nach dem Bestätigungsmail - nach Click auf „Registrieren beantragen“ - können Sie sich mit Ihrem gewählten Benutzernamen bzw. der E-Mail Adresse und Ihrem Passwort anmelden - in weiterer Folge nur mehr über “Anmelden“. Nach der Anmeldung steht Ihnen das Instrument uneingeschränkt zur Verfügung. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, wählen Sie an der obersten Leiste „Passwort vergessen?“. Sie erhalten unmittelbar danach ein generiertes Passwort, mit dem Sie sich anmelden können. Mit „Passwort ändern“ können Sie jederzeit Ihr Passwort abändern.
In Ihrer Ausschreibung sind noch folgende verbindliche Kriterien nicht gewählt, bitte überprüfen Sie Ihre Auswahl: