Ziel und Ablaufsplan erstellen

Es sind bei guter Vorbereitung und je nach Projektumfang erfahrungsgemäß 3 Halb- bzw. Tagessitzungen/Workshops einzuplanen. Die Arbeitsschritte erfolgen entlang der drei großen Arbeitsschritte von N:CHECKplanung. Zwischen den Treffen ist Zeit für die Nach- und Vorbereitung durch die Projektleitung (ca. je 1-2 Wochen Abstand). Insgesamt nimmt der Gesamtprozess der Nachhaltigkeitsvorplanung eine Zeit von einem Monat in Anspruch.
 
Der Standardablauf gibt eine grobe Richtschnur für die Durchführung der Nachhaltigkeits-Vorplanung. Er kann/soll je nach Bedarf und Rahmenbedingung durch die Projektleitung angepasst werden.
 
Muster - Standardablauf - Stakeholderabstimmung
Standardablauf - Stakeholderabstimmung

PL  Projektleitung
STG   Steuerungsgruppe
SHG   Stakeholdergruppe

Standardablauf - Stakeholderabstimmung
PL - Vorarbeit nach Auftrag:

  1. Aufbau der Organisation (ggf. Steuerungsgruppe, Projektleitung, Stakeholdergruppe)
  2. Projektbeschreibung und Projektplan (Zeit und Ablaufplan,..)
  3. Anlegen eines Vorhabens (Befüllen der allgemeinen Seiten im N:CHECKplanung Tool)
  4. Inhaltliche Recherchen (Vorbereitung der Bedarfsanalyse – Sammlung für Umfeld-, Bedürfnis-, Funktionskonzept)
  5. Vorbereitung der STG Sitzung und der 1. SHG Sitzung

STG - ggfs. Abnahme der Projektplanungsgrundlagen (= inhaltlicher Auftrag an die PL)

1. SHG Sitzung:
  1. Erstellung/Diskussion der Bedarfsanalyse – dabei gemeinsames Festlegen der Vorhabenziele, der angestrebten Leistungen und Funktionen in den Kommentarfeldern
  2. Festlegen eines Zielprofils bzw. Übernahme eines bestehenden Referenzprofils und Festlegen der relevanten Parameter zu jedem Themenfeld der Nachhaltigkeits-Wirkungsmatrix ( N:CHECKplanung ); ggfls. Eintragen der Entscheidungen/Anmerkungen in den Kommentarfeldern

PL - Nach- und Vorarbeit:
  1. Protokoll
  2. Marktanalyse: inhaltliche Recherchen und Ergebnisbericht
  3. Vorbereitung der 2. SHG Sitzung

2. SHG Sitzung:
  1. Diskussion der Marktanalyse, ggfs. Ergänzung
  2. Festlegen von möglichen, realistischen Varianten
  3. Gemeinsame bzw. individuelle Bewertung der geplanten Maßnahmen durch die SHG Mitglieder von ihrem Arbeitsplatz/PC/Laptop/.. aus (in od. nach der gemeinsamen Sitzung) – aus Gründen der Anonymität oder aus Zeitgründen
  4. Visualisieren der Bewertungsergebnisse, Diskussion

PL - Nach- und Vorarbeit:
  1. Protokoll
  2. Zusammenfassung der Bewertungsergebnisse, ggfs. Ergänzungen durch zusätzliche Analyse und Schlussfolgerungen
  3. ggfs. Kommunikation der Bewertungsergebnisse an die STG
  4. Vorbereitung der 3. SHG Sitzung

3. SHG Sitzung:
  1. Diskussion der Beurteilungsergebnisse und Variante/n Auswahl
  2. Verbesserungspotentiale an der ausgewählten Variante aufnehmen ("Fazitbewertung")
  3. Anforderungen für die weiteren Schritte formulieren und in Kommentarfeldern festschreiben – zB. für Architektenwettbewerb, technische Planungen, Detailrecherchen,..
  4. Berichtausgabe

Pl - Nach- und Vorarbeit
  1. Protokoll samt Endbericht
  2. Vorbereitung der STG Sitzung - Ergebnisbericht

STG - ggfs. Abnahme und Beschlussfassung

Umsetzung - technische Planung, Architektenwettbewerb,...


Für Liefer- und Dienstleistungen im Oberschwellenbereich gibt es laut Fahrplan Nachhaltige Beschaffung eine Verpflichtung, Nachhaltigkeitsvorplanungen durchzuführen. Diese müssen aber keine Stakeholderbeteiligung enthalten – obwohl dies angeraten wird.
 
Nachdem die Arbeiten für eine Stakeholdergruppe wegfallen, sollte bei guter Vorarbeit, mit dem entsprechenden Vorwissen (Fachexpertise der PL) und mit Hilfe der Funktionen und Voreinstellungen im Planungstool der Aufwand nicht mehr als eine Arbeitswoche in Anspruch nehmen. Dies entspricht den Zeitraum für eine gute Vorarbeit komplexer Aufgabenstellungen – was im Bereich der Oberschwellenbeschaffungen als gerechtfertigt erscheint. Die Projektleitung sollte im Falle der Anwendung von N:CHECKplanung auf diesem geschult sein (Aufwand ca. 1 d). Ein Grundverständnis für Nachhaltigkeit wäre von Vorteil.
Dienstleistungen im Oberschwellenbereich

PL  Projektleitung
L  Leitung (zB. Abteilungsleitung)
Kursiv = optional, abhängig von Art und Umfang der Fragestellung

Standardablauf - Einzelbewertung

PL - Vorarbeit nach Auftrag
  1. Projektbeschreibung und Anlegen eines Vorhabens (Befüllen der allgemeinen Seiten im N:CHECKplanung Tool)
  2. Inhaltliche Recherchen (Vorbereitung der Bedarfsanalyse – Sammlung für Umfeld-, Bedürfnis-, Funktionskonzept)

L - ggfs. Abnahme der Projektplanungsgrundlagen (= inhaltlicher Auftrag an die PL)

PL - Erstellen der Bedarfsanalyse
PL - Auswahl eines Zielprofils bzw. Übernahme eines bestehenden Referenzprofils und Ergänzen der relevanten Parameter zu jedem Themenfeld der Nachhaltigkeits-Wirkungsmatrix ( N:CHECKplanung )
PL - Marktanalyse,Variante festlegen; ggfs. Festlegen von mehreren möglichen Varianten
PL - Bewertung der Wirkungen und Visualisieren der Bewertungsergebnisse und Zusammenfassung der Ergebnisse; ggfs. Kommunikation der Bewertungsergebnisse an die L
PL - ggfs. Verbesserungspotentiale an der ausgewählten Variante aufnehmen, Anforderungen für die weiteren Schritte formulieren – zB. für Architektenwettbewerb, technische Planungen, Detailrecherchen,..; Berichtausgabe

L - ggfs. Abnahme und Beschlussfassung
 

Arbeitsschritte