Aufbau der Organisation und Festlegen der Rollen

Der Aufbau der Organisation obliegt der Projektleitung. Nachhaltigkeitsprüfungen sind abhängig von der Größe des (Bau-) Vorhabens im Team von ca. 3-10 Personen (alle relevanten VertreterInnen der Stakeholdergruppen) durchzuführen, wobei mindestens eine Person über Nachhaltigkeitsexpertise verfügen sollte. Neben der fachlichen Expertise ist die Kommunikationskompetenz der TeilnehmerInnen ein Erfolgsfaktor.
 
Anforderungsprofile
 
Die Projektleitung sollte Grundkenntnis in Projekt- und Prozessmanagement haben und über Erfahrungen und Kompetenzen in der Durchführung des Projektes verfügen. Sie soll den Prozess bei Bedarf anpassen (Flexibilität). Ihre Hauptaufgaben sind u.a.:

  • Leitung des Projektes – Vorsitz, Ausrichtung, Rahmen, Auftrag an Externe, ..
  • Kommunikation der Zwischen- und Endergebnisse an die Entscheidungsebene/n
  • Entwurf für die Zusammensetzung der Projektgruppe
  • Aufbau der Organisationsstruktur (Einladungen)
  • Design des Ablaufs
  • Organisation und Koordination der Treffen
  • Inhaltliches Vor- und Nacharbeiten der Treffen 
 
Der/die (externe/r) Prozessleitung/ModeratorIn sollte am Tool N:CHECKplanung ausgebildet sein und idealerweise Nachhaltigkeitsexpertise aufweisen (Referenzen) und für die Gruppe eine neutrale Stellung haben (bestenfalls Externe – siehe BeraterInnenpool der Energie- und Umweltagentur Niederösterreich (eNu) bzw. nicht in das Projekt inhaltlich eingebundene, fachlich versierte Personen). Dies trägt dazu bei, dass es zu keinen Rollenverletzungen kommt und wirklich alle Aspekte der Nachhaltigkeit ausgewogen in der Runde angesprochen und analysiert werden. Ihre Hauptaufgaben sind u.a.:
  • Unterstützen der Projektleitung bei all ihren Aufgaben – zB. durch Beratung, Begleitung, Mentoring,..
  • Leiten des Prozesses und Moderation der Treffen
  • Einfordern der Prozessgrundprinzipien und sonstiger Regeln, die sich die Gruppe gegeben hat
  • Vor- und Nacharbeiten der Treffen - v.a. hinsichtlich des Prozesses
Das Stakeholderteam (Arbeitsgruppe) ist von der Projektleitung so zu wählen, dass wesentliche, unmittelbar und mittelbar betroffene Anspruchsgruppen vertreten sind wie zB: die für den Betrieb/Einsatz verantwortlichen Personen, die wichtigsten NutzerInnengruppen. Die Anzahl kann je nach Anforderung und Komplexität des Vorhabens individuell getroffen werden. Es sollte aber die Arbeitsfähigkeit gewährleistet bleiben (ca. max. 10 Personen).
  • Beispiel Pflegeheim –Projektleitung, VertreterInnen aus der zuständigen Landesabteilung, BürgermeisterIn oder zuständige/r Stadt- od. Gemeinderätin/Gemeinderat, Heimleitung, Pflegeleitung, Küchenleitung, TechnikerIn, HeimbewohnerIn
  • Beispiel Schule – Projektleitung, VertreterInnen aus der zuständigen Landesabteilung, BürgermeisterIn oder zuständige/t Stadt- od. Gemeinderätin/Gemeinderat, VertreterInnen aus der Schulleitung, der Lehrer, der Elternvertretung, Schulwart/TechnikerIn, Küchenleitung, SchülerInnenvertretung
Hauptaufgaben des Stakeholderteams sind u.a.:
  • Verlässliche Teilnahme an den Abstimmungstreffen (ca. 3 Treffen pro Vorhaben).
  • Konstruktives Einbringen der eigenen Person, der eigenen Meinung und der fachlichen Expertise 

Anmerkungen: Für Liefer- und Dienstleistungen im Oberschwellenbereich bzw. für Bauleistungen im Unterschwellenbereich gibt es laut Fahrplan Nachhaltige Beschaffung keine Verpflichtung, Stakeholderbeteiligungsverfahren durchzuführen, obwohl sie auch hier angeraten werden. Im letzten Fall können die Arbeitsschritte im Tool eigenverantwortlich durch die Projektleitung abgearbeitet werden.
 
 

Arbeitsschritte